昔、旅行会社で国内手配をしていました。

私の会社（ＪＴＢではない）では、団体の場合、駅弁の手配も請け負っておりました。
万が一のことを考えても楽なのはDRC1720さんの仰るとおり、
ＪＴＢに依頼することだと思います。

受け付けてくれない場合など、個人で手配しなければならない場合の手順は、
お弁当の会社に電話して、日時、必要な個数などを伝え、
注文が可能かどうかを聞けばよいかと思います。
もし、注文が可能な場合は、
受け渡し方法や、キャンセルについてもきちんと確認してくださいね。
また、応答された方の名前も必ず聞いてください。
それから注文をした後も、予約確認の電話を忘れずに。

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